구글 시트 데이터 유효성 설정 및 드롭다운 메뉴 만들기

엑셀과 구글 시트는 데이터 관리를 위한 강력한 툴로, 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 데이터 입력과 분석을 손쉽게 할 수 있습니다. 그 중에서도 데이터 유효성 검사 기능은 사용자가 특정 조건에 맞는 데이터를 입력하도록 제한할 수 있게 해 주며, 이 과정에서 드롭다운 목록을 만들어 더 효율적인 데이터 입력을 지원합니다.

드롭다운 목록의 필요성

드롭다운 목록은 여러 선택지 중에서 하나를 선택하게 해주는 기능으로, 다음과 같은 이점을 제공합니다:

• 입력 오류 감소: 사용자가 미리 정해진 항목 중에서 선택하게 하여 잘못된 데이터를 방지할 수 있습니다.
• 빠른 데이터 입력: 미리 설정된 목록에서 쉽게 선택할 수 있기 때문에 데이터 입력 시간이 단축됩니다.
• 통일성 유지: 팀원들이 동일한 항목을 선택하게 하여 데이터의 일관성을 확보할 수 있습니다.

드롭다운 목록 만들기

구글 시트에서 드롭다운 목록을 만드는 과정은 매우 간단하며, 다음의 단계별 지침을 따르면 됩니다:

1. 데이터 목록 만들기

드롭다운에 표시할 데이터를 먼저 입력해야 합니다. 예를 들어, “과일” 목록을 만든다고 가정해 보겠습니다. “사과”, “바나나”, “체리”와 같은 과일 이름을 별도의 열에 입력합니다.

2. 범위 선택하기

목록을 사용할 셀 범위를 선택합니다. 예를 들어, A1 셀을 선택하면 드롭다운이 그 셀에 생성됩니다.

3. 데이터 유효성 검사 설정하기

메뉴에서 “데이터”를 클릭한 후 “데이터 유효성 검사” 옵션을 선택합니다. 새로운 창이 열리면, 설정 탭에서:

• 허용 항목에서 “목록”을 선택합니다.
• 원본란에 앞서 만든 과일 목록의 셀 범위를 입력하거나, 직접 “사과, 바나나, 체리”와 같은 형태로 쉼표로 구분된 목록을 입력합니다.

4. 추가 옵션 설정하기

입력 메시지를 추가하거나 오류 경고를 설정함으로써 사용자가 드롭다운 목록을 클릭했을 때 어떤 항목을 선택해야 할지 알려줄 수 있습니다. 필요에 따라 ‘빈 셀 허용’ 옵션을 선택할 수도 있습니다.

5. 목록 생성 후 확인하기

설정이 완료된 후 확인 버튼을 클릭하여 창을 닫습니다. 이제 선택한 셀을 클릭하면 드롭다운 화살표가 나타납니다. 이를 클릭하면 등록한 내용이 목록으로 표시됩니다.

기존 목록 수정 및 항목 추가/삭제 방법

드롭다운 목록을 만든 후에 목록에 항목을 추가하거나 삭제하고 싶다면 다음의 지침을 따라주십시오.

1. 목록 수정하기

목록의 항목을 수정하려면 해당 범위의 내용을 변경하면 됩니다. 예를 들어, “바나나”를 “키위”로 변경할 수 있는데, 드롭다운 목록은 자동으로 업데이트됩니다.

2. 항목 추가하기

목록의 마지막에 새로운 항목을 추가하려면 해당 셀에 새로운 값을 입력한 후, 유효성 검사 설정으로 다시 가서 원본 범위를 수정합니다. 예를 들어, “사과, 바나나, 체리, 키위”로 입력하면 드롭다운 목록에 키위가 추가될 것입니다.

3. 항목 삭제하기

리스트에서 특정 항목을 제거하려면 해당 항목이 입력된 셀을 삭제한 후, 유효성 검사 설정에서 원본을 다시 지정하여 업데이트합니다. 필요한 경우, 삭제한 항목이 중간에 위치한다면 해당 셀을 선택한 후 마우스 우클릭 후 ‘삭제’를 선택하면 됩니다.

드롭다운 목록 보호하기

드롭다운 목록이 포함된 셀에는 데이터 유효성 검사를 통해 보호할 수 있습니다. 이를 통해 다른 사용자가 목록에 없는 값을 입력하지 못하도록 제한할 수 있습니다. 이 과정은 데이터 유효성 검사 설정에서 ‘오류 경고’ 탭을 선택하여 사용자가 잘못된 값을 입력했을 때 경고 메시지를 표시하도록 설정하면 됩니다.

마치며

구글 시트의 드롭다운 목록 기능은 데이터를 효율적으로 관리하는 데 큰 도움을 줍니다. 유효성 검사를 통해 사용자는 필수 조건에 따른 데이터 입력을 쉽게 관리할 수 있으며, 이는 데이터의 일관성과 정확성을 유지하는 데도 큰 역할을 합니다. 위의 설명을 통해 다양한 방법으로 드롭다운 목록을 만들고 관리할 수 있으니, 실무에서 필요할 때마다 적극적으로 활용해 보시기 바랍니다.

질문 FAQ